FC Brabantia
Wij promoten het toerfietsen in de ruimste zin van het woord.
 

PRIVACY BELEID FC BRABANTIA.

Privacy en veiligheid
Met je persoonlijke gegevens, welke je doorgeeft bij je inschrijving als lid van onze vereniging, gaan wij zeer vertrouwelijk om, geheel conform de normen van de Europese wet op de privacy, de AVG.
We vragen je alleen die persoonlijke gegevens welke werkelijk van belang zijn voor de doelstelling van onze vereniging.
We kunnen ons echter ook voorstellen dat je graag wilt weten wat wij ermee doen. Dat vertellen we je hier graag op een zo’n helder mogelijke manier.
Heb je na het lezen hiervan nog vragen, laat het ons dan weten via secretaris@fcbrabantia.nl

Veilig bewaren en beschermen
Alle gegevens die wij over jou hebben verzameld slaan wij veilig op in met wachtwoorden beveiligde documenten.
Wie niks met jouw gegevens te maken heeft, kan er simpelweg niet bij. Geven we jouw gegevens aan iemand anders – je leest hieronder waarom en wanneer we dat doen – dan eisen we dat die ander net zo zorgvuldig met jouw gegevens omgaat als wij en ze alleen gebruikt voor het doel waarvoor deze partij of persoon ze heeft gekregen. Hij/zij is verplicht hiervoor een geheimhoudings- of een verwerkersovereenkomst te ondertekenen, waarin hij/zij verklaart zich hieraan te houden.
Het beheer van je persoonsgegevens is ondergebracht op een centrale plaats bij een speciaal aangestelde privacy-functionaris. In ons geval is dat de secretaris. Hij is verantwoordelijk voor aanvraag, opslag en uitgifte van persoonsgegevens. Het gebruik van persoonsgegevens door anderen binnen de vereniging kan uitsluitend na fiattering door hem en het ondertekenen van een geheimhoudingsovereenkomst.
Mocht je het gevoel hebben dat zaken niet correct gebeuren, laat het ons dan weten via het volgende emailadres: secretaris@fcbrabantia.nl.

Wat doen we met je gegevens
Wij gebruiken je gegevens voor verschillende doelen. Hierna kun je zien welke doelen dat zijn.

Inschrijven als lid
Voor je inschrijving als lid van FC Brabantia hebben we je naam, adres, geboortedatum, telefoonnummer(s), e-mailadres en betaalgegevens nodig. Daarmee kunnen we de factuur voor de contributie sturen, de collectieve schadefietsverzekering verzorgen, je voorzien van clubinformatie, je nieuwsbrieven sturen en je uitnodigen voor vergaderingen.

Soms hebben we nog aanvullende gegevens nodig zoals de maat van je sportkleding om de clubkleding te bestellen. Deze laatst genoemde gegevens verzamelen we alleen incidenteel op projectbasis op momenten dat bestellingen opportuun worden.
Mocht je je zelf uit laten schrijven als lid dan zullen je persoonsgegevens nog 2 jaar bewaard blijven voor uitsluitend statistische gegevens. Als je daar bezwaar tegen hebt dan kun je verzoeken jouw gegevens te anonimiseren, waarbij wij je herkenbare persoonsgegevens zullen omzetten naar anonieme gegevens. Neem hiervoor dan contact op met secretaris@fcbrabantia.nl.
Financiële gegevens zijn wij wettelijk verplicht om 7 jaar te bewaren.

Schadefietsverzekering
Bij de inschrijving als lid van FC Brabantia is standaard opgenomen dat wij voor jou als lid een schadefietsverzekering afsluiten. Hierdoor ben je tijdens het fietsen (al dan niet in clubverband) tot een overeengekomen bedrag verzekerd tegen diefstal van de fiets en materiële schade bij een ongeval. Deze collectieve verzekering sluiten wij af via onze overkoepelende organisatie, de NTFU en daarom verstrekken wij hen de benodigde gegevens zoals naam, adres, geboortedatum, telefoonnummer(s) en e-mailadres.
FC Brabantia is met de NTFU overeengekomen dat zij de gegevens uitsluitend mag gebruiken voor het afsluiten van de schadefietsverzekering, het sturen van een ledenpas voor o.a. korting bij inschrijvingen voor toertochten en het sturen van overige fiets gerelateerde, niet commerciële informatie. Dat ligt vast in een verwerkersovereenkomst.

Nieuwsbrieven
Periodiek verzenden wij nieuwsbrieven naar al onze leden en sponsoren. Hierin staat verenigingsinformatie, zoals bestuursbesluiten, aankondigingen van activiteiten, verslagen van gehouden activiteiten e.d.
Voor het opstellen gebruiken wij een template van een software dienstverlener t.w. La Posta.
Wij verzenden vanuit deze dienstverlener ook gepersonaliseerd alle nieuwsbrieven en maken gebruik van de statistische gegevens verzameld door La Posta. Deze statistische gegevens gebruiken wij weer voor verdere optimalisatie van onze nieuwsbrief.
Voor het verzenden hebben wij een relatiebestand aangemaakt bij La Posta met de namen en emailadressen van al onze leden en sponsoren. Er is bij iedere verzonden nieuwsbrief de mogelijkheid inzage te krijgen in de van jou aan La Posta verstrekte gegevens of om jezelf af te melden voor de nieuwsbrief, waarna al jouw gegevens worden verwijderd uit het opgeslagen relatiebestand bij La Posta.
Ook met La Posta hebben wij een verwerkersovereenkomst waarin staat dat zij de ter beschikking gestelde gegevens voor geen enkel ander doel gebruiken dan het doel waar dit voor bestemd is.

Clubkleding
Voor de inventarisatie van te bestellen clubkleding word je benaderd door de kledingcommissie waarin gevraagd wordt om bij het invullen van de bestellijst ook je maat van de kleding op te geven. 
Deze informatie wordt verder anoniem gebruikt voor de bestelling bij de leverancier.
Na de uitlevering van de clubkleding worden de bestellijsten nog 2 jaar bewaard, waarna ze worden verwijderd.
Het bewaren wordt gebruikt als naslagwerk bij eventuele vervolgbestellingen en/of advies naar het betreffende lid.
De medewerkers van de kledingcommissie hebben een geheimhoudingsovereenkomst getekend waarin zij verklaren vertrouwelijk met de gegevens om te gaan en de bestellijsten in beheer te geven bij de privacy-functionaris. Daar zijn ze voor de genoemde doelstellingen op aanvraag weer te verkrijgen. 

Foto beleid.

Voor sommige artikelen, zowel op onze website als op social media  maken en gebruiken we foto's van onze leden.
Dat zijn meestal actie foto's of foto's in het kader van speciale gelegenheden, zoals bijvoorbeeld jubilea.
We hoeven voor leden ouder dan 16 jaar geen toestemming te vragen voor het maken en plaatsen van deze foto's, maar geven de leden wel de gelegenheid om bezwaar te maken tegen het maken en/of gebruiken van foto's.
Mocht je bezwaar hebben tegen het maken en gebruiken van foto's waar jij op staat geef dat dan aan via een
e-mail naar onze privacy medewerker: secretaris@fcbrabantia.nl. We zullen geplaatste foto's daarna onmiddellijk verwijderen van deze media en zullen je aangegeven wensen of standpunten respecteren.
Voor leden jonger dan 16 jaar vragen we altijd vooraf toestemming aan de ouders of de wettelijke vertegenwoordiger van het kind.

Website.

Voor inschrijvingen voor deelname aan, door de vereniging, georganiseerde activiteiten gebruiken we o.a. online inschrijfformulieren via Cloudformz.
Met deze organisatie hebben we een verwerkersovereenkomst waarin we zin overeengekomen dat de gegevens maximaal 2 maanden bewaard blijven.
Zowel de website van FC Brabantia als de verwerking van de inschrijfformulieren bij de website van Cloudformz werken in een middels HTTPS beveiligde omgeving met een sterke encryptie. Encryptie zorgt ervoor dat alle gegevens versleuteld worden en niet leesbaar zijn voor mensen die deze gegevens onderscheppen.

Wat doen we niet met je gegevens?

Wij gebruiken je gegevens nooit om deze zonder toestemming te delen met andere partijen en/of personen, anders dan voor de doelstelling van onze vereniging.

Kloppen je gegevens niet of zijn ze gewijzigd?
Klopt er iets niet, wil je je gegevens inkijken, laten wijzigen of verwijderen, neem dan contact op met onze secretaris secretaris@fcbrabantia.nl.

Heb je klachten of vragen?
Meld het ons. Op deze webpagina vind je een serie voorbeeldbrieven opgesteld door de Autoriteit Persoonsgegevens welke je daarvoor kunt gebruiken. Uiteraard staat het je vrij om zelf een brief samen te stellen of per email contact te zoeken.
De correspondentie kun je sturen naar: secretaris@fcbrabantia.nl. 

Voorbeeld documenten/formulieren voor klachten, wijzigingen en/of verwijderingen.
Indien je wijzigingen, klachten of een verzoek tot verwijdering wilt doorgeven dan kun je naar eigen inzicht gebruik maken van onderstaande downloadbare voorbeelden, opgesteld door de AP (Autoriteit Persoonsgegevens) en welke je kunt sturen naar onze beheerder:

Per email:             secretaris@fcbrabantia.nl
Per post:               Anton Verpaalen
                             secretaris FC Brabantia
                             Schuitvaart 57
                             4715 GD  Rucphen


REGLEMENT BIJ VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS DOOR LEDEN VAN FC BRABANTIA

Alle eigen leden die persoonsgegevens van andere leden van FC Brabantia verwerken dienen de volgende gegevens te respecteren of volgens deze regels te handelen.

  1. Alle persoonsgegevens van de leden van FC Brabantia zijn of worden verzameld met als primaire doel om in verenigingsverband te kunnen fietsen door lid te zijn van onze vereniging.
    Het gebruik voor aanvullende of andere doelstellingen kan slechts door persoonlijke toestemming van de betrokkenen (lees: leden).
  2. De persoonsgegevens worden beheerd door de aangestelde privacy-functionaris en zijn daar, voor bijvoorbeeld speciale projecten, op aanvraag en met onderbouwde argumenten verkrijgbaar. 
    Het ter beschikking stellen van deze gegevens aan bestuursleden, commissieleden of gewone leden van de vereniging is ter beoordeling van de privacy-functionaris, in ons geval de secretaris van FC Brabantia.
    Hij/zij dient hierbij te handelen binnen de regels van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
  3. Het ter beschikking stellen van de persoonsgegevens gaat te allen tijden gepaard met het ondertekenen van een geheimhoudingsovereenkomst.
  4. Leden, in de meest brede zin van het woord, die op eigen initiatief zonder toestemming van de privacy-functionaris en zonder het ondertekenen van de geheimhoudingsovereenkomst persoonsgegevens verwerken zijn in overtreding.
    Door de Autoriteit Persoonsgegevens opgelegde boetes dientengevolge, zullen dan ook op het individuele lid worden verhaald.
  5. Nadat toestemming is gekregen en de geheimhoudingsovereenkomst is getekend dient de interne verwerker de volgende regels in acht te nemen:
        a.    De persoonsgegevens moeten altijd op individuele basis worden verwerkt. Concreet betekent dat o.a.:
               · E-mails mogen nooit in de primaire adressering alle e-mailadressen bevatten van de aangeschreven
                  leden/personen.
                  Gebruik hiervoor de BCC om de e-mail adressen van de overige geadresseerden onzichtbaar te                      maken.
               · What’s app groepen mogen alleen samengesteld worden met vooraf verkregen toestemming van de                leden van de groep of door eigen inschrijving van de leden van de groep.
         b.  Als geadresseerde leden bij de verwerker aangeven bepaalde e-mails niet te willen ontvangen dan
               dient de verwerker dit ook door te geven aan de privacy-functionaris, zodat hij/zij daar bij toekomstige
               verzoeken rekening mee kan houden en dit kan aantekenen in het verwerkingsregister.
         c.   Na afloop van het project dient de verwerker de verkregen persoonsgegevens terug te geven aan de               privacy-functionaris of te vernietigen.
               Het niet nakomen van deze actie betekent dat er een data lek is ontstaan en dat de vereniging hiervoor
               beboet kan worden door de Autoriteit Persoonsgegevens. Deze boete wordt in zo’n voorkomend geval
               verhaald op de verwerker.
  6. Omdat FC Brabantia in het verleden standaard ledenlijsten ter beschikking stelde aan haar leden is het nu noodzakelijk dat deze ledenlijsten door de leden, worden vernietigd.