FC Brabantia
Wij promoten het toerfietsen in de ruimste zin van het woord.
 

ALGEMENE LEDEN VERGADERING VOORJAAR 2018.

Opening.
De voorzitter opent de vergadering om 9.35 uur.
De presentielijst gaat rond in de vergadering.

Notulen Algemene Leden Vergadering van 19 november 2017.
De uit deze notulen voortvloeiende actiepunten worden behandeld:

1. De kilometerregistratie is besproken in de Tochtencommissie. Vanwege de complexiteit wordt er op advies van 
    de tochtencommissie voorlopig afgezien van deze registratie.
    Henk Evers merkt hierbij op dat hij dit een gemiste kans vindt, temeer omdat dan op de website inzichtelijk zou 
    worden wie er allemaal hebben meegereden en dat zou andere leden kunnen stimuleren om ook actief of 
    actiever aan de clubritten deel te nemen.

2. Het onderwerp clubkampioenschappen wordt apart behandeld bij agendapunt 7a.

3. De app-groep voor vrijblijvende gezamenlijke woensdagavond trainingen in de zomer is inmiddels geactiveerd 
     en blijft open staan voor aanmeldingen. Leden kunnen zich voor deze app-groep aanmelden bij de secretaris 
     (secretaris@fcbrabantia.nl), als beheerder van de app-groep.
      Nadere info volgt via de app-groep. 
  Verder worden de notulen unaniem goedgekeurd.
 

Mededelingen en ingekomen stukken.
Onderstaande onderwerpen worden behandeld:
1. AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming).
    In het kort wordt uitgelegd wat de AVG inhoudt.
    Kort samengevat komt het erop neer dat alle organisaties die persoonsgegevens verzamelen, beheren en 
    verwerken zich met ingang van 25 mei a.s. moeten gaan houden aan de nieuwe wet op de privacy, opgelegd 
    vanuit de EU. Hieronder vallen ook (sport)verenigingen.

    Aan de hand van een paar voorbeelden wordt duidelijk gemaakt dat de implementatie van deze nieuwe wet in 
    de vereniging, als vervanger van de Wbp nogal wat impact heeft op de organisatie en de te volgen procedures 
    binnen de vereniging.
    De sportverenigingen worden hierin gesteund door een 15-stappenplan van de NOC*NSF.
    FC Brabantia is hier volop mee bezig. De ontwikkelingen en regelgevingen zijn na te lezen op de speciale 
    pagina “privacy-beleid” op de website onder het hoofdonderwerp “clubinfo”.

    FC Brabantia verwacht tijdig gereed te zijn met deze implementatie.  2. Tochtencommissie.

     Adri van Vlimmeren heeft aangegeven te stoppen als voorzitter van de tochtencommissie. Tijdens de laatste 
    vergadering van de tochtencommissie is vanuit hun midden Dennis Janssen benoemd tot de nieuwe voorzitter 
    van deze commissie. 
 3. Bestuur.

    Adri van Vlimmeren heeft aangegeven aan het einde van zijn periodiek in november 2018 te stoppen als 
    penningmeester.
    Leden die de ambitie hebben om Adri op te volgen worden verzocht zich hiervoor aan te melden bij de 
    secretaris (
secretaris@fcbrabantia.nl). Tijdens de najaarsvergadering zal er een nieuwe penningmeester 
    worden gekozen.

4. Clinic.
    Onze sponsor Dynamico heeft een verzoek neergelegd bij FC Brabantia om gezamenlijk een weg-clinic te   
    organiseren. De sponsorcommissie heeft hier na overleg met het bestuur in principe positief op gereageerd.
    De clinic staat gepland voor 21 april 2018. Bij onverhoopt erg slecht weer wordt uitgeweken naar 28 april 2018. 
    De inbreng van FC Brabantia bestaat uit het maken van een flyer, het verzorgen van publiciteit via de flyers, de 
    website en social media en begeleiding van de deelnemers op de dag zelf.

    Voor met name dit laatste vraagt het bestuur de medewerking van de leden. Feitelijk betekent dit dat een 
    aantal leden op de bewuste zaterdag een keer niet meerijden met de club rit maar zich inzetten voor de 
    begeleiding van de deelnemers. Het is een paar uurtjes die hieraan besteed moeten worden.

    Leden die mee willen helpen worden verzocht zich hiervoor aan te melden bij de secretaris 
    (secretaris@fcbrabantia.nl).
    Er zal nog een mail worden rondgestuurd met een oproep om mee te helpen.
    Doelstelling voor FC Brabantia is om hier nieuwe ledenaanwas uit te genereren.

5. Jubilaris 2018.
   In 2018 kent FC Brabantia één jubilaris en dat is Cor Ros. Cor is dit jaar 40 jaar lid van FC Brabantia en zal op 
    de feestmiddag in het zonnetje worden gezet. De feestmiddag staat gepland voor 9 september 2018.

6. Mutaties.
   Binnen de verschillende commissies zijn er 2 mutaties.
    Merijn van Dijk heeft aangegeven te stoppen als lid van de veldtoertochtcommissie. Hij blijft wel gewoon 
    beschikbaar voor diverse taken in relatie tot de veldtoertocht maar zal niet meer deelnemen aan de 
    vergaderingen.   

    Adri van Vlimmeren stopt als lid van de tochtencommissie na een periode van ca. 30 jaar.

    Beiden worden bedankt voor hun inzet en krijgen als blijk van waardering een bloemetje uit handen van de      
    voorzitter. 

7. Rabobank Clubkas Campagne.
    Ook voor 2018 heeft FC Brabantia zich weer aangemeld voor de Rabobank Clubkas Campagne.
    Na het succes van 2017 worden de leden weer opgeroepen om te stemmen voor FC Brabantia en hun 
    kennissen, vrienden en familie te verzoeken hetzelfde te doen.

    Richard van Beers stelt voor om hier melding over te maken in de Nieuwsbrief en onze leden te vragen zich 
    aan te melden als lid van de Rabobank, omdat alleen leden van de Rabobank een stem kunnen uitbrengen.
    Toon van de Broek geeft aan dit snel te doen, omdat er enige tijd overheen kan gaan voor het aangevraagde     
    lidmaatschap wordt geaccepteerd door de Rabobank.

    Het stemmen loopt van 4/4-2018 t/m 16/4-2018. 

Jaarrekening.

De penningmeester geeft aan dat de controle door de kascontrole commissie vanwege ziekte van Maurice van Gils in 2 fasen is uitgevoerd.
De kascontrole commissie heeft de informatie in het financieel verslag als toereikend en correct beoordeeld en daar haar goedkeuring afgegeven.

FC Brabantia heeft het boekjaar 2017 afgesloten met een negatief resultaat van € 1617,56. Dit werd vooral veroorzaakt door een verlate boeking van een factuur van de clubkleding.

Decharge wordt hiermee verleend aan de penningmeester en het bestuur.

De voorzitter bedankt Peter Vlasveld, Toon van den Broek en Maurice van Gils, als leden van de kascontrole commissie, voor hun werk. 

Jaarverslag 2017.
De secretaris presenteert het jaarverslag 2017 van FC Brabantia. Het jaarverslag kent een andere opzet dan in voorgaande jaren. De reden hiervoor is de wens om het jaarverslag ook te kunnen gebruiken als communicatiemiddel of contactmoment naar o.a. sponsoren en de lokale overheid.

Gevolg is dat er in het jaarverslag ook wat dieper wordt ingegaan op de organisatie van de vereniging, de doelstellingen van het afgelopen jaar en een vooruitblik naar het komende jaar en de komende jaren.

De reden is om door openheid van zaken te geven ook vertrouwen te kweken bij dit soort belangrijke partners.

Het jaarverslag wordt voor de leden gepresenteerd op de website en leden die geïnteresseerd zijn in een eigen exemplaar kunnen dit opvragen bij de secretaris (secretaris@fcbrabantia.nl).

De jaarrekening maakt geen onderdeel uit van het jaarverslag, omdat het bestuur dit een intern document vindt. 

Pauze.

Rogelli veldtoertocht.
1. Naamswijziging. 
    In een poging de veldtoertocht volledig te sponsoren heeft de sponsorcommissie Rogelli Sportswear     
    aangedragen als naamsponsor van de veldtoertocht, tot nu toe Giel Lambregts veldtoertocht geheten.
    Het bestuur heeft gemeend deze voordracht te moeten volgen en met Rogelli een 5-jarig contract aan te gaan 
    om hierdoor meer financiële zekerheid te krijgen bij de organisatie van deze veldtoertocht.
    Dit impliceert echter wel dat FC Brabantia afscheid neemt van de oude naamstelling, wat met name emotionele 
    gevoelens kan oproepen bij de leden van het eerste uur.

    In een korte discussie hierover blijkt dit laatste ook wel aan de orde te zijn en dat wordt nog aangevuld met            een vraag van Daniel Dieguez of we niet te abrupt overstappen op een nieuwe naam vanwege de opgebouwde 
    naamsbekendheid.

    Het bestuur heeft dit zelf ook goed afgewogen, maar is van mening dat de voordelen zwaarder wegen dan de   
    nadelen.

2. Organisatie.
    Het bestuur is bezig met een voorstel voor een nieuwe organisatievorm van de Rogelli veldtoertocht.
    In deze nieuwe organisatie zullen de werkzaamheden en verantwoordelijkheden verdeeld worden in blokken.        Op deze manier moet de werkdruk en verantwoordelijkheid evenrediger worden verdeeld onder verschillende 
    mensen.
    Zodra hier meer duidelijk richting de leden over gegeven kan worden zal het bestuur dat doen.

Tochtencommissie.
Gerard Rokx presenteert een aantal wijzigingen en afspraken welke gemaakt zijn door de tochtencommissie.

1. Mutaties.

    Binnen de tochtencommissie zijn een 2-tal posities gemuteerd:
           a.   Toon van de Broek is gestopt en opgevolgd door Anton Verpaalen
           b.   Adri van Vlimmeren is gestopt als voorzitter en opgevolgd door Dennis Janssen

2. Uitzetten van de tochten.
    Gerard Rokx spreekt vanuit de tochtencommissie haar waardering uit voor het vele werk dat Gerard van 
    Gameren binnen deze commissie vervult. Gerard zet de rondes uit, plaatst deze op bikemap, controleert de 
    ritten en bespreekt het koffieadres.

3. Kampioenschappen.
    Zoals vorig jaar afgesproken heeft de tochtencommissie een nieuw systeem van het clubkampioenschap 
    uitgewerkt, vanwege de disbalans in kansen tussen A- en B-rijders. De rijders van de B-groep waren in principe 
    kansloos omdat zij minder georganiseerde clubritten reden.

    Er wordt nu gewerkt met 2 clubkampioenen: een clubkampioen A-groep en een clubkampioen B-groep.

    De leden kunnen zelf bepalen waar zij willen worden ingedeeld. 

4. Zondag ritten.
    De ritten op zondagochtend staan open voor A- en B-rijders. De A- en B-groep rijden dezelfde ronde maar in
    principe wel los van elkaar, zodat de groepen hun eigen snelheden kunnen aanhouden.
    Op het moment dat er (te) weinig B-rijders zijn dan kan in overleg worden besloten om gezamenlijk te rijden, 
    waarbij het tempo wordt afgestemd op de rijders uit de B-groep.

    Jos Bulkmans geeft aan dat de B-rijders er ook in zo’n geval verstandig aan doen om toch zelf als groepje te  
    rijden om op die manier alle rijders hun eigen tempo te laten rijden.
    Richard van Beers adviseert om dat gewoon op de bewuste zondagochtend met elkaar te beoordelen bij de 
    start. 

5. Roulatiesysteem kopwerk.
    De voorgesteld introductie van een roulatiesysteem voor het verrichten van kopwerk wordt geaccepteerd door 
    de leden van de vergadering.
    Rijders die liever geen kopwerk willen doen zijn er vrij in om hun “beurt” over te slaan.
    Een roulatie per 10-15 minuten is het uitgangspunt.
    Henk Evers stelt voor om een koerskapitein aan te wijzen per rit. Feitelijk is dit al geregeld, omdat de leden van 
    de TC als zodanig functioneren. Zij dienen wel steeds voor in de 
    groep te zitten om hun rol als tochtenleider naar behoren te kunnen uitoefenen.

6. Stickers.
    Het systeem van de stickers blijft intact. Wel wordt er nu, mede vanwege de 2 verschillende 
    clubkampioenschappen gewerkt met een A- en een B-sticker.
    Als er tijdens een club rit geen lid van de TC aanwezig is dan kunnen leden hun sticker maar op één manier 
    aanvragen en wel via het speciale emailadres: 
registratie@fcbrabantia.nl.
    Er zal dan door de TC voor gezorgd worden dat de stickers alsnog worden uitgereikt.
    Het is dus zeker niet de bedoeling om leden van de TC hierover te bellen, zoals tot nu toe vaak het geval was.

App-groep woensdagavondtrainingen.
De app voor zomertrainingen op de woensdagavond is geïnitieerd. Tot dit moment zijn er 14 aanmeldingen, maar aanmelden blijft gedurende het seizoen steeds mogelijk. Je kunt jezelf aanmelden bij de secretaris (secretaris@fcbrabantia.nl). Hij is de beheerder van de app-groep en kan je toevoegen als lid van die app-groep.

De opzet is om geheel vrijblijvend contact met elkaar te zoeken om een trainingsrit te rijden op die woensdagavond. Starttijd en te rijden ronde worden onderling bepaald. Het initiatief tot contact kan door elk lid van de app-groep worden genomen.
De ritten tellen overigens niet mee voor het clubkampioenschap en er worden dus ook geen stickers uitgedeeld.

Verdeling boekjes en stickers.
Gerard Rokx blijft de coördinator voor de verdeling van de stickerboekjes en de stickers. Hij zal dit deels delegeren naar de overige leden van de tochtencommissie.
Tijdens deze ledenvergadering worden de eerste boekjes uitgedeeld. Gerard zorgt ervoor dat hij steeds een aantal boekjes bij heeft bij de start van de clubritten.
Je kunt de boekjes ook per email aanvragen bij Gerard, waarna hij ervoor zal zorgen dat hij ze bij de eerst mogelijke gelegenheid zelf zal overhandigen of zal laten overhandigen door één van de andere leden van de TC.

Familierit.
De tochtencommissie is bezig met een onderzoek naar de mogelijkheid tot het houden van een familierit. Deze rit zal losstaan van snelheid en afstand en geschikt zijn voor onze leden, hun partners en eventueel thuiswonende kinderen.
De gedachten gaan uit naar een etappe rit met verschillende stops, waarbij de stops worden gebruikt voor een competitief element in teamverband met oudhollandse spelletjes, behendigheidsspelletjes en kennis vragen.   
Na de laatste stop zal de prijsuitreiking plaatsvinden en de dag worden afgesloten met een hapje en een drankje.
Er is nu onderzoek naar de haalbaarheid o.a. in budgettair opzicht.
Een eventuele eigen bijdrage is niet uitgesloten.

RTC combinatierit.
Gerard van Gameren geeft aan dat er een verzoek is binnengekomen van onze zustervereniging RTC Rucphen om op 7 juli a.s. een gezamenlijke rit te rijden naar Strijensas. Voor de A-groep betekent dit een rit van 118 kilometer en voor de B-groep 95 kilometer.

Dit is akkoord. 

Rondvraag.
Gerard van Gameren deelt namens Peter Vlasveld mee dat de werkzaamheden van de commissie website en social media v.w.b. de website voor een groot gedeelte voor rekening van Anton Verpaalen komen.

Sluiting.
De voorzitter bedankt de aanwezigen voor hun aanwezigheid en sluit de vergadering om 11.40 uur.